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Come utilizzare teams per comunicare con il tuo team, la tua unit o il tuo dipartimento?

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Last edit: 05/05/26

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Identifica quale canale usare

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Avvia (o rispondi a) un thread
Scrivi un messaggio o manda una reazione

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Per prima cosa, apri il canale Teams che meglio risponde alle tue esigenze di comunicazione. In generale, tutte le conversazioni dovrebbero poter essere gestite all’interno dei canali disponibili, secondo la struttura del tuo dipartimento.

Se invece stai avviando un nuovo progetto o attività mai affrontata prima, e che non si sovrappone a nessuno dei canali esistenti, puoi parlarne con il tuo responsabile per crearne uno nuovo. In questo caso, il nuovo spazio dovrà avere un nome chiaro e una descrizione comprensibile da tutti i membri dell’organizzazione.

Attenzione: teams VS email

Le email possono essere meno efficienti se il topic richiede feedback o scambi interni e per mantenere tutti allineati e facilitare le conversazioni. Le email possono essere il canale più adatto in caso di comunicazioni ufficiali che non richiedono reazioni o risposte.

I canali Teams invece permettono di monitorare facilmente le discussioni, accedere ai documenti e ai materiali di collaborazione in modo contestuale, e mantenere tutta la conversazione in un unico posto.

Attenzione: preferisci sempre i canali ai messaggi privati

Preferisci i canali teams alle chat di gruppo per comunicare su argomenti specifici a cui tutto il team sta lavorando (es. Progetti, attività di unit). Le chat di gruppo sono molto efficaci per comunicazioni veloci e scambio di aggiornamenti, ma si rischia di perdere le informazioni all’interno della chat.

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Avvia (o rispondi a) un thread

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Prima di pubblicare un messaggio in un canale, controlla se l’argomento che stai per affrontare è già stato trattato in una conversazione precedente.

Se sì, rispondi direttamente a quel thread per continuare la discussione. Se no, avviane uno nuovo cliccando su “nuova conversazione” e indicando un titolo per il thread.

Consiglio: fissa i thread importanti

Se un thread è particolarmente rilevante e lo utilizzi spesso (es. più volte al giorno), puoi “fissarlo” per ritrovarlo più facilmente. È molto utile per i progetti che richiedono scambi continui.

Scrivi un messaggio o manda una reazione

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Scrivi il messaggio in modo conciso, includendo i punti più importanti che vuoi condividere.

Se devi rivolgerti a una persona specifica o fare una richiesta diretta, puoi usare i tag per menzionare singoli membri del team (scrivendo @nome della persona) o gruppi di persone (scrivendo @channel o usando un tag specifico).

Puoi controllare i tag esistenti, i loro membri e crearne di nuovi nella pagina principale di ogni Team, sotto la scheda “Tag”. Ti consigliamo di farlo ad esempio se stai avviando un nuovo progetto e vuoi taggare i membri del project team.

Ricorda: quando usi la funzione tag, ogni persona menzionata o appartenente al gruppo riceverà una notifica push del tuo messaggio.

Consiglio: sii chiaro e sintetico

Cerca di racchiudere tutto ciò che vuoi dire in un unico messaggio diretto (invece di più messaggi consecutivi) per ridurre al minimo le notifiche. Inoltre, i messaggi ben formattati sono più facili da leggere: usa emoji, punti elenco e grassetto per evidenziare le parti chiave.