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Come ingaggiare e comunicare con tutto lo staff?

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Last edit: 05/05/26

Useful things to remember

Index

Scegli il canale più adatto

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Update nel canale
Presentare in uno Staff Meeting

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I canali teams sono il primo luogo dove comunicare a tutto lo staff, ancora prima dello staff meeting. Vai sul cluster TM-MSF-ROM in Teams e scegli il canale corretto, utilizzando:

#general per aggiornamenti rapidi e di breve durata, ma che coinvolgono tutto lo staff (es. Eventi rilevanti, scioperi, malfunzionamenti...).
#staff meeting per informazioni condivise durante gli staff meeting, note correlate o commenti ma anche per recuperare le registrazioni.
#annual plan and project updates per informazioni sul piano strategico annuale, gli OKR dell’organizzazione e tutti gli update strategici
#MSF italy news and updates per notizie e aggiornamenti su progetti interessanti per tutta l’organizzazione;
#policy, procedures and apps per aggiornamenti riguardanti nuove regole dell’organizzazione, procedure, linee guida e strumenti specifici;
#MSF operations per aggiornamenti sulle operazioni in Italia o all’estero;
#learning and development per aggiornamenti sulle iniziative di formazione e sulle opportunità disponibili;
#equity, diversity and inclusion per informazioni sulle iniziative di EDI e per condividere ispirazioni;

Troverai all’interno di TM-MSF-ROM anche altri canali più di settore

Attenzione: mantieni le conversazioni informali in camera-caffè

Il canale TM-MSF-ROM-CAMERACAFE è lo spazio per interagire in modo più leggero e divertente con gli altri. Utilizzalo per le comunicazioni informali allo staff!

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Update nel canale

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Quando pubblichi un annuncio importante in un canale, ricorda di taggare tutti i membri digitando @everyone. Poi, assegna al post un titolo chiaro e scrivi un messaggio diretto e conciso in modo da permettere a tutti di capire subito l’argomento della conversazione a colpo d’occhio.

Presentare in uno Staff Meeting

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Gli Staff Meeting per la condivisione allo Staff avvengono il Martedì. Sono momenti di confronto e apprendimento tra colleghi: presentare un argomento è un’opportunità per condividere conoscenza, stimolare discussioni e rafforzare la collaborazione.

Se il tuo dipartimento non ha fatto una presentazione negli ultimi 4-6 mesi, proponiti per raccontare allo staff gli aggiornamenti della tua area! Puoi prenotarti per lo staff meeting nel file excel che trovi qui.

Questi sono i criteri per le presentazioni allo staff meeting:

Max 1 presentazione al martedì: 10 Min + Q&A
Aggiornamenti: Se è necessario si possono condividere aggiornamenti, o anche condividere la presentazione allo staff tramite teams e aprire un breve Q&A durante lo staff meeting.

Come prepararti

Mantieni l’intervento semplice: Orientati sui 10 minuti, massimo 15
Usa materiali essenziali: non più di 5 slide chiare e leggibili.
Prenota lo slot in anticipo: usa il file Calendario presentazioni e Debriefing 2021.xlsx.
Contesto prima di tutto: spiega perché l’argomento è rilevante per lo staff, e ricordati che parli con persone che potrebbero essere poco familiari con il tuo lavoro. Non trasformare lo staff meeting in una riunione del tuo team. Potrebbe aiutare fare sempre una prima slide o breve introo su "Come siamo arrivati qui" o "Perchè oggi vi presentiamo questo" o "rispetto a questo percorso, noi siamo qui" per orientare la platea che arriva da lavori anche molto diversi.
Definisci il takeaway: cosa vuoi che i colleghi capiscano o portino a casa?

Durante la presentazione

Parla in modo chiaro e conciso, senza troppi tecnicismi e pensa a cosa del tuo lavoro è realmente interessante per gli altri.
Coinvolgi il pubblico: fai 1–2 domande, lascia spazio a brevi interazioni.
Usa esempi concreti e pratici, non solo teoria.
Gestisci bene il tempo: lascia 5-10 minuti per domande/discussione.
Sii inclusivo: ricorda che in sala ci sono ruoli e competenze diverse. Non dare per scontato che tutti conoscano sigle, acronimi o contesto: spiega sempre

Dopo la presentazione

Condividi i materiali (slide o link) sul canale dedicato #staff meeting → così restano accessibili.