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Sei sicuro che la riunione è necessaria?

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01

Sei sicuro che la riunione è necessaria?

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Prima di bloccare tempo in agenda, chiediti:

1. L’obiettivo è chiaro?
- Se non sai spiegare in una frase cosa vuoi ottenere, probabilmente non serve una riunione (ancora).

2. Serve davvero un confronto sincrono?
- Se si tratta solo di condividere informazioni → meglio un’email, un post su Teams o un documento aggiornato.

3. Ci sono decisioni da prendere?
- Se sì → la riunione può servire.
- Se no → valuta un aggiornamento asincrono.

4. Devo coinvolgere più di due persone?
- Per un chiarimento tra due → meglio una call one-to-one o una chat.

5. Quanto tempo serve?
- Se bastano 10–15 minuti → prova con una call rapida “stand-up” o un messaggio vocale.
- Se servono ore di confronto e brainstorming → meglio un incontro in presenza.

Suggerimento pratico:

  • Se il 70% delle risposte porta ad “aggiornare, informare o allineare”, probabilmente puoi evitare una riunione.
  • Convoca un meeting solo se il valore del confronto supera il costo in tempo di chi partecipa.

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02

Prima di organizzare una riunione

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Se la riunione è necessaria, scegli il formato giusto:

  • Online (sync rapido, allineamenti di team, revisioni).
  • In presenza (discussioni lunghe o delicate, decisioni critiche, brainstorming estesi).
  • Ibrida (quando serve connettere chi non è fisicamente presente).

Consiglio

se la riunione durerà 2–3 ore o richiede concentrazione, meglio farla in ufficio.

Attenzione

pianifica in anticipo (almeno una settimana, di più se in presenza). Prenota le sale per tempo.

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03

Creare la riunione

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  • Titolo chiaro e conciso: indica subito l’argomento.
  • Agenda definita: inseriscila nell’invito o inviala poco dopo nella chat della riunione.
  • Durata adeguata:
    - 25–30 min → sync rapido, allineamenti, 1:1
    - 50 → revisioni documenti, discussioni strategiche
    - +1h → workshop, brainstorming, AAR/TAM
  • Pausa incorporata: per riunioni lunghe (>90 min).
  • Pre-work: condividi materiali o attività da leggere/svolgere prima, così il tempo in call è usato per discutere.

04

Invitare i partecipanti

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  • Mantieni il numero al minimo: massimo una persona per ruolo.
  • Per chi non partecipa ma deve essere aggiornato → manda le note a fine meeting.
  • Usa l’Assistente Pianificazione (Teams/Outlook) per trovare lo slot migliore.
  • Prenota la sala se in presenza/ibrido.

Accetta o rifiuta subito

rispondi all’invito per facilitare l’organizzazione, se sei impossibilitato a partecipare è buona prassi comunicare il motivo, per far capire all’organizzare se è il caso di spostare il meeting o l’incontro può essere fatto senza di te.

Ricordati che se hai l’opzione di Outlook che ti fa accettare o rifiutare senza notificare l’organizzatore, quest ultimo non avrà traccia della tua risposta, neanche utilizzando il sistema del tracking.

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Durante la riunione

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  • Apertura chiara: ricordare obiettivo, risultati attesi, agenda.
  • Puntualità: inizio e fine rispettando i tempi.
  • Videocamera accesa (se possibile) e microfono spento quando non si parla.
  • Moderazione attiva: il facilitatore guida i tempi, dà parola, mantiene il focus.
  • Partecipazione inclusiva: evitare acronimi non chiari, incoraggiare interventi brevi.
  • Supporti visivi: usare lavagne digitali, template, slide per rendere la discussione più concreta.

Consiglio

Condividi i materiali nel canale, non nella chat del meeting: così restano accessibili anche in futuro.

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06

Dopo la riunione

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  • Meeting minutes: condividi sintesi, decisioni e action points (entro 24h).
  • Usa la funzione di trascrizione/registrazione di Teams, ma non affidarti solo alla registrazione.
  • Condividi tutto nel canale del gruppo di lavoro, non in chat.
  • Follow-up: se gli action points richiedono monitoraggio, pianifica una vera e propria riunione di follow-up per verificarne l’attuazione.
  • Valuta l’efficacia: chiediti se la riunione ha raggiunto l’obiettivo e cosa migliorare la prossima volta.

07

Buone abitudini generali

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  • Non convocare riunioni per default.
  • Mantieni call brevi e mirate (<60 min).
  • Fai rispettare i turni di parola e limita le digressioni.
  • Non multitasking: dedica attenzione all’incontro.
  • Usa strumenti collaborativi per facilitare l’interazione.
  • Sii inclusivo e chiaro, soprattutto nelle riunioni internazionali o interdipartimentali.

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