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Come organizzare il tuo tempo a lavoro?

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Last edit: 05/05/26

Useful things to remember

Index

Parti dai tuoi obiettivi

Parti dai tuoi obiettivi
Organizza la tua settimana
Pianifica i meeting one-to-one
Se sei Out of Office o in Ferie 
Riprogramma i meeting one-to-one
Cosa fare al tuo rientro
Se un collega è fuori ufficio (OOO)

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Parti dai tuoi obiettivi

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Il modo più efficace per organizzare il tuo tempo è partire dagli obiettivi.

Valuta attentamente cosa ti viene chiesto di raggiungere nelle prossime settimane e mesi, così da definire le priorità e distribuire il tempo sulle diverse attività, cercando di stimare quanto impegno richiederà ciascuna.

Se ti accorgi che non avrai abbastanza tempo per portare a termine tutti i compiti, chiedi al tuo responsabile di rivedere insieme obiettivi e carico di lavoro.

Consiglio: fai riferimento agli OKR

Gli OKR sono uno strumento utile per allinearsi su obiettivi e priorità con il tuo responsabile e il tuo team. Se li hai già definiti, usali come guida per capire come gestire al meglio il tuo tempo.

Attenzione: sii consapevole delle tue priorità e del tuo tempo

È sempre positivo aiutare un collega in caso di bisogno, ma se le richieste extra diventano la norma e ti impediscono di svolgere i compiti più importanti, ne risente l’intera organizzazione. Quando ti viene chiesto di fare qualcosa al di fuori delle tue priorità, valuta sempre come si collega ai tuoi obiettivi e quanto tempo richiede. Tieni traccia delle richieste extra e condividile con il tuo responsabile, così da poter eventualmente ridefinire le priorità.

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Organizza la tua settimana

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Prepara la tua agenda settimanale: rivedi, accetta o rifiuta tutti gli inviti in sospeso.

Poiché i tuoi colleghi guarderanno la tua agenda per fissare nuovi incontri, può essere utile renderla pubblica e inserire blocchi di tempo nei momenti in cui non vuoi essere disturbato o non sei disponibile. Questi momenti protetti ti aiuteranno a mantenere tempo dedicato al lavoro focalizzato e dovrebbero essere usati con consapevolezza.

Ogni mattina, prima di iniziare la giornata lavorativa, prenditi 5 minuti per:

controllare la tua agenda e aggiornarla,
accettare inviti in sospeso,
rifiutare o cancellare appuntamenti a cui non puoi partecipare,
bloccare slot se necessario,
segnare eventuali assenze nei giorni successivi.

Consiglio: distingui i diversi tipi di meeting

Usa un sistema chiaro per nominare i meeting e assegna colori diversi per distinguere le varie tipologie. Così avrai una visione immediata di come è strutturata la tua settimana. Tra i tipi di meeting ci sono anche i “Fuori sede” (OOO), che dovrebbero essere visibili a tutti.

Pianifica i meeting one-to-one

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Se devi discutere argomenti personali o sensibili con il tuo responsabile o un collega, la soluzione migliore è individuare uno slot libero in entrambi i calendari e inviare un invito in anticipo. Puoi anche segnarlo come privato, se ne senti l’esigenza.

Se sei Out of Office o in Ferie 

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Aggiorna il tuo calendario, lo stato di teams e imposta messaggio di assenza.
In caso di assenza o ferie, aggiorna il tuo calendario tramite Teams o Outlook inserendo il periodo in cui sarai fuori ufficio (OOO) non appena il tuo responsabile conferma il permesso. In questo modo, se i colleghi provano a fissare una riunione, vedranno la barra viola che indica che sei OOO (ricorda di impostare l’appuntamento come “Fuori sede”).

Per informare i colleghi in anticipo, soprattutto durante l’estate, assicurati di aggiornare il tuo stato in Teams. L’ultimo giorno, ricordati di impostare il tuo messaggio di “Fuori sede”. Indica per quanto tempo non sarai disponibile e chi contattare in tua assenza. Puoi farlo sia da Outlook che da Teams.

Su Outlook vai su Automatic Replies puoi impostare un messaggio di risposta automatico e collegarlo al tuo account Teams.

Esempio di messaggio fuori sede
“Ciao, sono out of office/ in ferie dal 7 al 15 luglio. Recupererò le email e i messaggi al mio rientro. Se è urgente scrivi a nome.cognome@city.msf.org.”

Riprogramma i meeting one-to-one

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Rifiuta tutti gli appuntamenti fissati durante il tuo periodo di assenza (da Outlook puoi proporre un’alternativa prima o dopo le ferie a seconda dell’urgenza dell’appuntamento).

Cosa fare al tuo rientro

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Concentrati prima sui messaggi più importarti o che richiedono una tua azione urgente

Apri Teams → barra laterale sinistra → clicca su “Attività” (icona a campana).
Qui trovi menzioni, risposte, like e aggiornamenti.

Se hai molti messaggi sullo stesso tema o dalla stessa persona, organizza un breve meeting per chiarire le urgenze o risolvere più velocemente alcune questioni

Se un collega è fuori ufficio (OOO)

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Chiedi in anticipo ai colleghi con cui hai scadenze di confermare quando saranno in ferie (es. vacanze estive).
Nell’oggetto dell’email indica la data entro cui serve risposta / azione (es. “Azione richiesta entro GG-MM”), così il collega capisce subito la priorità.

Posticipa di qualche giorno l’invio delle email meno urgenti dopo il rientro dei colleghi, per evitare di riempire subito la loro casella di posta.