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Lavorare in modo collaborativo significa creare documenti chiari, accessibili e gestiti correttamente. Ecco le buone pratiche per evitare duplicazioni, confusioni o perdite di informazioni.

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Crea un nuovo documento

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  • Usa gli strumenti Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, ecc.) direttamente nella cartella corretta del tuo Team.
  • Una volta creato o caricato il file, copia il link (URL) e condividilo nel canale Teams per informare il gruppo.
  • Evita di lavorare su copie locali: tutto deve essere su Teams/SharePoint per garantire versioni aggiornate.

Consiglio:

Lavorare in modo collaborativo significa creare documenti chiari, accessibili e gestiti correttamente. Ecco le buone pratiche per evitare duplicazioni, confusioni o perdite di informazioni.scegli un nome chiaro e coerente per il file — deve riflettere il contenuto (es. “Report_volontariato_Q3_2025.docx”). Evita nomi generici tipo documento1 o bozza nuova nuova.

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02

Co-modifica del documento

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  • Tutti i membri del progetto devono poter modificare o commentare il documento.
  • Scegli la modalità più adatta:
    - Modifica (Editing) → per aggiornare direttamente il testo.
    - Revisione (Reviewing) → per suggerire modifiche visibili e lasciare commenti.
    - Visualizzazione (Viewing) → solo per leggere.

Attenzione:

controlla sempre permessi e condivisione. Se inviti persone esterne, specifica se possono visualizzare, revisionare o modificare il file.

Tip:

usa i commenti per spiegare il “perché” di una modifica, non solo cosa cambiare.

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03

Condividi il file

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  • Se il documento è nella cartella del canale Teams, tutti i membri avranno accesso automatico.
  • Colleghi esterni o non presenti nel canale vanno aggiunti tramite “Condividi documento” o aggiornando i permessi.
  • Quando condividi, spiega sempre:
    - a cosa serve il documento,
    - se è in bozza o finale,
    - come si può modificarlo o commentarlo.

Condividi link, non file.
Evita di allegare il documento via mail o chat: genera versioni multiple e confusione.

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04

Finalizza e archivia

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  • Una volta completato, rimuovi le versioni temporanee o i duplicati.
  • Sposta le versioni precedenti in una cartella dedicata (“_old” o “_WIP”).
  • Assicurati che il nome del file finale sia chiaro, datato e coerente con le convenzioni del team.
  • Archivia nel percorso ufficiale su Teams o SharePoint → così resta accessibile e tracciabile nel tempo.

Consiglio finale:

pensa sempre al futuro: chi non ha partecipato alla creazione del documento deve poter capire di cosa si tratta solo leggendo nome, struttura e commenti.

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Dubbi su questa pratica?

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