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Last edit: 05/05/26

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Trova ispirazione e pensa alla tua idea: il problem statement

Trova ispirazione e pensa alla tua idea: il problem statement
Stendi una bozza di problem statement – Descrivi l'ambito
Approfondisci, se lo ritieni opportuno
Mettiti in contatto con l'Innovation Unit

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Trova ispirazione e pensa alla tua idea: il problem statement

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Hai un'intuizione che non riesci a toglierti dalla testa oppure hai avuto un'idea dopo aver collegato i puntini durante un After Action Review o un workshop di innovazione? O magari ti trovi davanti a un problema di lunga data che devi assolutamente affrontare?

Allora il «Projects Portal» è il posto giusto per cominciare e seguire i passi del tuo progetto – Segui gli step nel Sample_Project Folder.xlsx

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Stendi una bozza di problem statement – Descrivi l'ambito

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Il metodo delle 6W: Chi, cosa, dove, quando, come e quanto. Queste sono le domande che ti aiuteranno a definire l'ambito dell'iniziativa e a chiarire ciò che è incluso e ciò che non lo è. Nel primo foglio del Sample_Project Folder.xlsx troverai qualche spunto o indicazione su come rispondere alle 6 domande ed elaborare il problem statement.

Un Problem Statement è una descrizione concisa del problema che deve essere risolto o dell'opportunità che intravedi.

È una buona idea scrivere un Problem Statement all'inizio di un progetto in modo da focalizzare l'intero team sul problema da risolvere e per ottenere il consenso degli stakeholder sulla risoluzione del problema. («Un problema ben enunciato è un problema mezzo risolto» – Charles Kettering.)

Il processo di formulazione del problema implica sviluppare un ragionamento logico che collega i dati osservati alle cause principali e infine a una soluzione.

Un buon problem statement ha 5 elementi:

Importanza del problema: È fondamentale concentrarsi sui problemi veramente rilevanti, quelli che hanno un impatto diretto sulla missione e sugli obiettivi dell'organizzazione. Se puoi fai riferimento a qualcosa di rilevante per MSF, collegandolo a un obiettivo chiaro e specifico.
Mantenere un obiettivo chiaro: Le persone sono più motivate e focalizzate quando hanno obiettivi chiari e facilmente comprensibili. È importante identificare e comunicare chiaramente il divario tra lo stato attuale e quello desiderato.
Quantificare anche se non è possibile misurare: Anche se non è sempre possibile ottenere misurazioni precise, è comunque importante quantificare il problema per avere una direzione chiara e differenziare tra situazioni migliori e peggiori. Indica le variabili chiave (obiettivo, stato attuale, gap) con dati quantificabili (tempo, numeri, risorse).
Mantenere una posizione neutrale: Formulare il problema in modo neutrale, senza presupporre troppo riguardo alle cause o alle soluzioni possibili, permette di trovare soluzioni più efficaci e coerenti con gli obiettivi dell'organizzazione.
Ridurre lo scope del problema: Affrontare problemi complessi suddividendoli in problemi più piccoli e gestibili consente di ottenere feedback più rapidi e di progredire più velocemente.

ES. «Il tempo medio di attesa del customer service supera i 5 minuti. Attualmente l'azienda ha carenza di personale e gli addetti al servizio clienti sono sopraffatti.» «I clienti trovano che sia scomodo portare con loro i libri di testo e rischiano di dimenticarli quando devono portarli a lezione.»
Queste dichiarazioni del problema del cliente non menzionano soluzioni e parlano di sfide che i clienti stanno affrontando, ciò che è particolarmente difficile per loro e quali sono le conseguenze di ciò.

È importante iterare sul problem statement, ovvero ridefinire il problema (reframing the problem). Questo significa essere aperti a modificarlo e affinarlo in base alle scoperte emerse e alle discussioni avvenute, garantendo così una comprensione più accurata e una soluzione più efficace.

Esempio (Maria Carla Giuliano):
«Per sensibilizzare e incoraggiare il coinvolgimento, i video sono uno strumento essenziale di comunicazione con il pubblico. In MSF Italia, vengono pubblicati dopo una media di 4 revisioni, ognuna delle quali richiede 4 ore di lavoro e comporta ritardi. Nei casi di emergenza, i ritardi riducono drasticamente il valore comunicativo. Diminuire il numero di revisioni aumenta efficienza ed efficacia.»

Caratteristiche di questo esempio:

79 parole.
Spiega l'importanza dei video (sensibilizzare e coinvolgere).
Identifica lo stato attuale e l'obiettivo, con variabili quantificabili (da 4 a 2 revisioni).
Non contiene la soluzione.
È specifico e affrontabile in tempi brevi.

Suggerimento: Non scoraggiarti!

Redigere un problem statement può richiedere tempo e più iterazioni. È normale rivederlo più volte: sarà il tuo punto di riferimento durante tutto il progetto.

Approfondisci, se lo ritieni opportuno

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Osservare, intervistare, analizzare dati, empatizzare e fare analogie: questi sono gli approcci da seguire. Inizia raccogliendo informazioni per affinare la tua comprensione del problema o dell'opportunità:

organizza brevi interviste con gli stakeholder,
analizza i bisogni, le aspettative e le frustrazioni dei diversi ruoli coinvolti,
utilizza dati già disponibili per definire meglio contesto e problema.

Mettiti in contatto con l'Innovation Unit

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L'Innovation Unit può diventare il tuo sparring partner per formalizzare l'idea. Organizza un incontro con il tuo line manager e l'Head of Innovation & Project Management, per andare più a fondo nelle tue riflessioni iniziali e capire come procedere.

Prima della riunione, cerca di raccogliere più dati e informazioni rilevanti possibili:

quantifica il problema o l'opportunità,
fornisci dettagli,
chiarisci l'impatto sul lavoro complessivo dell'organizzazione.

Suggerimento: Non essere timido!

Non esistono idee giuste o sbagliate, e non è richiesto arrivare già con il processo o la soluzione perfetta in mente. Inizia la conversazione con apertura.

Attenzione: non tutte le innovazioni possono avvenire contemporaneamente.

Il brainstorming iniziale serve anche a capire e dare priorità al problema, all’idea o all’opportunità all’interno della roadmap di innovazione. Più grande e rilevante è l’opportunità o il problema, maggiori sono le possibilità che il progetto ottenga subito approvazione e risorse da parte del MT.