Collaboration Maximiser

I problemi legati all’adattamento dei flussi di lavoro e delle procedure interne su scala maggiore sono diventati ancora più significativi quando improvvisamente tutta l’organizzazione è stata costretta a lavorare in remoto a causa della pandemia di Covid-19. 

La mancanza di linee guida su come affrontare una situazione lavorativa così lontana dalla quotidianità, ha fatto emergere la necessità non solo di tradurre le attività nel mondo online ma anche di ripensare la struttura e le modalità di lavoro per favorire questo processo. La leadership di Medici Senza Frontiere Italia ha visto questo momento come un’opportunità per interrogarsi su come l’organizzazione potesse evolvere nel tempo.

Tre gli obiettivi principali di questa evoluzione:

- rendere il lavoro più agile ed efficace
- diffondere una cultura organizzativa più innovativa e inclusiva 
- migliorare benessere ed equilibrio vita-lavoro di tutte e tutti i dipendenti.

Da qui è iniziato un vero e proprio percorso di trasformazione organizzativa, in collaborazione con Oblo, studio specializzato nella progettazione di servizi: una fase di approfondita ricerca iniziale seguita da un percorso di co-progettazione e valutazione di diversi scenari ha portato alla concezione di un nuovo modello di lavoro, il Collaboration Maximizer.

L’obiettivo del Collaboration Maximizer è quello di diffondere all’interno di MSF Italia una nuova cultura del lavoro, basata su flessibilità, collaborazione trasversale e scambio reciproco, in cui si alternano momenti di lavoro organizzato da remoto e momenti di rituali collettivi e attività sincrone in ufficio.

Per implementare questo modello è stato necessario adeguare diversi elementi della struttura esistente quali: spazi di lavoro, strumenti per il coordinamento di compiti e progetti, conoscenza e uso del digitale, ruoli dei singoli individui e dipartimenti, rituali di scambio di conoscenze e molti altri processi organizzativi.

Il processo di digital transformation che abbiamo costruito è stata una risposta naturale alla necessità di ‘sciogliere’ i nodi emersi nella fase di ricerca: attraverso il coinvolgimento attivo dello staff non solo abbiamo accelerato l’iniziale processo di trasformazione, ma anche creato solide basi per permettere all’organizzazione di mantenersi attuale e portare continuamente innovazione, massimizzando al meglio le risorse impiegate.

Gli strumenti tecnologici e  i processi sono stati importanti per portare al termine questo processo di trasformazione, ma si è trattato soprattutto di un vero e proprio momento di cambiamento culturale per le persone che fanno parte dell’organizzazione. Oggi, dopo l’implementazione parziale o completa di molte iniziative, ci troviamo di fronte a una nuova MSF Italia.

Le persone che entrano in MSF Italia vengono accolte con un’esperienza e un processo di onboarding curato, volto a far sentire tutte incluse e parte dell’organizzazione a trasmettere la cultura e i valori di MSF e a dare accesso a tutti gli strumenti e le istruzioni necessarie per poter svolgere i propri compiti nel quotidiano.

Avere un nuovo processo di onboarding che ruota attorno al concetto di cura ha permesso non solo di ritrovare un nuovo senso di appartenenza ma anche migliorare l’efficienza e l’esperienza delle persone che lo devono seguire in prima persona, come il dipartimento di risorse umane e le figure chiave che intervengono. 

Lavorare in un modo collaborativo ed efficiente nel quotidiano in un mondo ibrido richiede non solo degli strumenti funzionanti e moderni, ma una vera e propria cultura del lavoro comune che va al di là delle competenze specifiche dello staff.

Un archivio condiviso di buone pratiche (il Playbook) su come comunicare, collaborare e pianificare in MSF Italia è stato co-creato e messo a disposizione di tutto lo staff e per la community online. Per diffondere queste pratiche è stato inoltre costituito  un gruppo di lavoro cross dipartimentale, i/le digital ambassador: la community interna che è diventata un nuovo punto di riferimento per lo staff quando si parla di collaborazione e comunicazione nel mondo ibrido. Grazie al loro supporto, è possibile mappare su base quotidiana quali sono le esigenze dello staff e assicurarsi che le buone pratiche definite nel Playbook vengano comprese e messe in pratica.

Per poter restare moderni e portare innovazione non solo all’interno dell’organizzazione ma anche per i servizi che coinvolgono le popolazioni esterne, come le operatrici umanitarie o i volontari, abbiamo strutturato un  modello di innovazione che permette a chiunque abbia un’idea o voglia di contribuire a migliorare l’attività e la missione di MSF di proporre nuove iniziative e di gestirle.

Basandoci su un metodo di lavoro agile e human centered, abbiamo creato un processo dedicato alla gestione dell’innovazione, e un metodo di riferimento per approcciare nuove sfide, sfruttando al meglio le risorse disponibili.

Al momento, in Medici Senza Frontiere, ci sono più di 20 progetti di innovazione attivi, che seguono il modello di innovazione sperimentato e costruito negli scorsi anni. Alcuni nuovi processi, come la nuova esperienza per i New Joiner o l’ottimizzazione della produzione di contenuti video, sono stati già implementati, mostrando riscontri molto positivi. Altri, come il progetto di ripensamento del modello di volontariato o dell’esperienza del donatore one-off, sono in fase di sperimentazione e vedranno presto la luce.

Oggi, le fondamenta solide del percorso svolto e la visione collettiva del Collaboration Maximizer permettono a tutti i membri dell’organizzazione di guardare al futuro con rinnovato entusiasmo, consapevoli di aver ritrovato l’agilità, flessibilità e creatività necessarie per amplificare l’impatto di Medici Senza Frontiere.